«میشه باهم صحبت کنیم؟»
چه در حال حاضر و چه در آینده، پاسخ به چنین پرسش به‌ظاهر آسانی، ممکن است تأثیر عمیقی بر چگونگی مدیریت کارمندان داشته باشد. قطعاً این سؤالی است که لازم است، مدیران درصورتی‌که بخواهند از نیروی کار بیشترین بهره را ببرند پاسخ دهند.
تحقیقات اخیر موسسه گالوپ[1] نشان می‌دهد که از هر ۴ کارمند تنها یک نفر کاملاً موافق آن است که مدیر به او بازخورد موثّر و درستی می‌دهد و یا بازخورد به رشد و ارتقای او کمک می‌نماید و دقیقاً مشکل اینجاست. حتی نگران‌کننده‌تر آن است که فقط ۲۱٪ از کارمندان کاملاً موافق‌اند که عملکرد آن‌ها به شکلی مدیریت می‌شود که باعث ایجاد انگیزه در آن‌ها برای انجام بهتر کارها می‌شود.
بسیاری از سازمانها می‌دانند که مشکل اساسی آن‌ها عدم مدیریت صحیح عملکرد است. به همین دلیل آن‌ها اصلاح و بازنگری رویکردهایشان را شروع کرده‌اند. سازمانهای موفق در راستای حل این مشکل گام بزرگی برداشته‌اند. اقدام اساسی این سازمانها، برگزاری جلسات گفتگو به‌صورت مستمر در جهت بهبود عملکرد بین مدیر و کارمند میباشد. آن‌ها می‌دانند مدیران و کارمندان به گفتگوی بسیار بیشتری نیاز دارند و لازم است گفتگوی آن‌ها به جلساتی که یک یا دو بار در سال برگزار می‌شود محدود نشود.
چالش مدیران با گفتگوهای متناوب و مستمر
باوجوداینکه می‌دانیم تعداد و تناوب چنین گفتگوهایی ضروری است اما به این موضوع توجه چندانی نمی‌شود. تحقیقات و تجربیات گالوپ با مشتریان نشان می‌دهد که بسیاری از مدیران در این زمینه (گفتگو با کارمندان) با چالش روبرو هستند. از صحبت با رهبرانی که اقدام به آغاز این تغییر نموده‌اند، دریافتیم رهبران سازمانها کاملاً با برگزاری جلسات گفتگو بین مدیر و کارمند موافق هستند و بر اهمیت وجود آن تأکید می‌ورزند، اما این انتظار جدید (گفتگو با کارمندان) برایشان مشخص و شفاف نشده یا آن‌که آن‌ها در مورد نحوه انجام مؤثر این گفتگو اطلاعات و حمایتی نداشتند. برخی از مدیران نیز گفتگو با کارمند را جزء وظایف خود نمی‌دانند، درنتیجه این سؤال پیش می‌آید که: «آیا سازمانها از مدیران خود میخواهند کارهایی را انجام دهند که در مورد نحوه انجام آن‌ها اطلاعاتی ندارند که این باعث شکست آن‌ها شده و یا بر این باورند که بهتر است که مدیران اصلاً کاری انجام ندهند؟»
پاسخ به چنین مشکلی، پیامدهای جدی برای سازمانها دارد چراکه مدیران عمیق‌ترین و بیشترین تأثیر را بر فعال ساختن شیوه عملکرد و نیز تعهد تیم‌های کاریشان دارند. مدیران نیاز دارند که رویکردهای مدیریت عملکرد سنتی را تغییر دهند.
به مدیران کمک کنید رویکرد خود را از سنتی به توسعه عملکرد تغییر دهند
گزارش‌های اخیر موسسه گالوپ با موضوع مهندسی مجدد مدیریت عملکرد نشان می‌دهد که سازمانها از شیوه‌های مدیریت عملکرد سنتی به یک رویکرد جدید که بر رشد عملکرد تمرکز دارد در حال تغییر و حرکت هستند. این تغییر، به مدیرانی نیاز دارد که با توجه به نیاز و استعداد منحصربه‌فرد هر کارمند با ایشان در رابطه با عملکرد، گفتگوی پیوسته و مستمر داشته باشند. برای اینکه بتوان این رویکرد جدید را شکوفا ساخت و کاربردی نمود، مدیران باید مسئولیت رشد کارمندانشان را به عهده بگیرند و به سبکی نوین: مانند یک کوچ و نه یک رئیس فکر نمایند. این رویکرد نیاز به رهبرانی دارد که مسئولیت رشد مدیران را هم بپذیرند تا به آن‌ها یاد دهند چگونه کوچ‌های مؤثری باشند. یک کوچ خوب شدن خیلی هم سخت نیست. آن‌ها تمایل دارند مدیرانی باشند که زمانی برای ارتباط با هرکدام از اعضای تیم به‌صورت شخصی و به شکلی شفاف داشته باشند. آن‌ها به اینکه کارمندانشان چگونه فکر می‌کنند، رفتار می‌کنند و از اطلاعاتشان استفاده می‌کنند، ارزش می‌نهند. درنتیجه، هر کارمند وظیفه و پروژه متناسب با شایستگی‌های خویش را انجام داده و میزان انگیزه و رضایت شغلی وی بالا می‌رود.
این کوچ‌ها می‌دانند که اعضای تیمشان نیاز به تعهد و مشارکت دارند، البته نه به این معنی که کارمندان صرفاً افرادی خوشحال باشند. مدیران (کوچ‌ها) باید آنچه را که کارمندان برای موفق بودن در نقششان نیاز دارند فراهم کرده و در این مسیر، همکاری و حمایت نموده و فرصت‌ها و ابزارهای لازم را ایجاد نمایند. برای دستیابی به این هدف، مدیرانی که کوچینگ را می‌دانند یاد گرفته‌اند که چگونه گفتگو را بر مبنای نقاط قوت و تعهد هدایت نمایند.
همچنین، بهترین کوچ‌ها می‌دانند چگونه بهترین دستاورد را از این تعاملات از اولین روز کاری یک کارمند تا مکالمات رسمی ایشان در سازمان داشته باشند. مدیرانی که گفتگوهای عملکردی مؤثری دارند منتظر گزارش سالانه نمی‌مانند تا درباره نیاز به موفقیت و فرصت‌های کارمندان بحث کنند. آن‌ها در طول فرآیند، فعالانه و مستمر عمل می‌کنند.
نکاتی را که کوچ‌های برتر در مکالمات خویش رعایت می‌کنند به شرح زیر میباشد:
1-انتظاراتی شفاف، مشارکتی و همسو با اهداف سازمانی ایجاد نمایید.
همان‌طور که نیروی کار امروزه در حال تغییر است، با تغییر اولویت‌ها اهداف نیز تغییر می‌کند و درنهایت کارمندان نیز خود گیج می‌شوند. بهترین کوچ‌ها، مکالمات مشارکتی با کارمندان خویش دارند تا نیازهایشان شفاف شود و در طی آن مسیری ویژه طراحی گردد. همکاری با کارمندان برای مشخص کردن اهداف به مدیران و کارمندان کمک می‌نماید تا با یکدیگر، با تیمشان و سازمان، هم‌راستا باشند.
2-مکالمات مستمر، متمرکز و آینده محور با رویکرد کوچینگ داشته باشید
برای برخی از کارمندان برگزاری مکالمات مستمر کوچینگی به‌مثابه مدیریت زیر ذره‌بینی است که حس ناخوشایندی به آن‌ها القا می‌کند؛ اما یک مرز مناسب بین گفتگوی مستمر و مدیریت زیر ذره‌بینی وجود دارد و مدیران باید یاد بگیرند که چگونه روی این مرز حرکت کنند. مکالمات باید مستمر، متمرکز و آینده محور باشد حتی اگر بازخورد خوبی بر پروژه‌های کنونی نداشته باشد. مکالمات مستمر باید الهام‌بخش بوده باعث ایجاد انرژی و انگیزه برای کارمندان در آینده باشد نه اینکه آن‌ها را دلسرد نماید.
3-حس مسئولیت‌پذیری را تقویت کنید، وظایف منصفانه، شفاف و متناسب که سبب رشد و کسب موفقیت افراد گردد.
حفظ حس مسئولیت‌پذیری کارکنان نسبت به کارشان، مشارکت‌های تیمی و ارزش نهادن و توجه به مشتریان همواره ضروری است. اینکه چگونه باید حس مسئولیت‌پذیری را حفظ کرد در طول زمان تغییر می‌کند. بررسی پیشرفت مؤثر کارکنان تنها به رتبه‌بندی، پرداخت و ترفیع آنان محدود نمی‌شود. آن‌ها از شاخص‌ها و معیارهای ارزیابی استفاده می‌کنند که دقیقاً انعکاس‌دهندهٔ فعالیت کارکنان است و بدین‌وسیله دستاوردهایشان مشخص می‌شود. همچنین بررسی‌های مؤثر اهداف توسعه را در برمی‌گیرد.
هنگامی‌که مدیران یاد می‌گیرند چگونه مکالماتی مبتنی بر نقاط قوت و تعهد محور داشته باشند به اصول اساسی توسعه عملکرد دست‌یافته و تعاملات مدیر و کارمند نسبت به بررسی و ارزیابی‌های معمول سالانه، دلگرم‌کننده، هدفمندتر بوده و ارزشمندی بیشتری خواهد داشت. برخی از مدیران، این کار را انجام می‌دهند و برخی ممکن است برای انجام این کار نیاز به کمک بیشتری داشته باشند.
[1] Gallup
نویسنده: Ben Wigert and Annamarie Mann
برگردان: شبنم نایبی
بازنگری: سمانه سادات کاظمی
