فرایند تصمیم‌گیری سازمانها باید بهتر از این باشد. پروفسور پل سی‌نات[1]، از دپارتمان مدیریت دانشگاه ایالتی اوهایو، در مقاله‌ای نوشت: «نیمی از تصمیم‌گیری‌های سازمانها موفقیت‌آمیز نیستند». او 365 تصمیمی که در سازمانهای متوسط و بزرگ اتخاذ شده بود را بررسی کرد تا بداند آیا این سازمانها تصمیمات خود را عملی کرده‌اند و آیا آنقدر توانمند بوده‌اند که بتوانند در عرض دو سال یا بیشتر به اهداف اصلی خود برسند یا خیر. او دریافت که فقط 10 درصد از 271 تصمیمی که به صورت دستوری اتخاذ شده‌اند عملی شده و به اهداف مورد نظر رسیده‌اند، درحالی‌که 93 درصد از 85 تصمیماتی که به صورت تیمی و با همکاری گروه‌ها اتخاذ شده‌اند به نتایج دلخواه دست پیدا کرده‌اند.
تناقض کنترل
چرا تیم‌هایی که با یکدیگر همکاری می‌کنند عملکرد بهتری دارند؟ تحقیقات پروفسور نات نشان می‌دهد که این تیم‌ها، که متشکل از همه ذینفعان هستند، فقط بر راه‌حل‌های ازپیش‌تعیین‌شده تکیه نمی‌کنند بلکه همه گزینه‌های موجود را بررسی می‌کنند و مدیرانشان نیز به آنها اختیار می‌دهند.
بیشتر مدیران، استراتژی‌های مشارکت را می‌دانند اما نمی‌خواهند کنترل از دستشان خارج شود. همچنین مشارکت به زمان بیشتری نیاز دارد. تناقض اینجاست که مدیرانی که کنترل امور را واگذار می‌کنند، بیشتر کنترل می‌کنند و زمان بیشتری برای انجام امور دارند.
بستر تیم‌کوچینگ
بر اساس تعریفی که دکتر ژاکلین پیترز و کاترین کار[2] در کتاب تیم‌کوچینگ با عملکرد عالی، سیستمی جامع برای رهبران و کوچ‌ها ارائه داده‌اند «تیم‌کوچینگ رویکردی جامع و نظام‌مند جهت حمایت از تیم است تا تیم بتواند استعداد و منابع جمعی خود را به حداکثر رسانده و کار تیم را با موفقیت به پایان برساند».
برای اینکه تیم‌ها بتوانند عملکرد بهتری داشته باشند، باید تناقض کنترل را مدیریت نمایند. در این راه، همکاری، عنصری کلیدی‌ست.
من از فرایند چهار مرحله‌ای تفکر واگرا و تفکر همگرا[3] استفاده می‌کنم که طوری طراحی شده است که تضمین می‌کند همه اطلاعاتی که توسط ذینفعان به اشتراک گذاشته می‌شود آشکار و در دسترس همه باشد.
تفکر واگرا به معنی جمع‌آوری همه اطلاعات مرتبط و تبدیل مسئله‌ای پیچیده یا چندبعدی به اجزاء یا بخش‌های کوچکتر و قابل کنترل است. تفکر همگرا تمایل فرد به تحلیل روابط موجود بین چند بخش از مسئله و یافتن پیوندها یا ارتباطات یا الگوهای مناسب را نشان می‌دهد.
این فرایند، تیم را به سمت هدف تعیین‌شده‌اش هدایت می‌کند و در عین حال همه اعضای تیم را تشویق می‌کند تا با یکدیگر ارتباط برقرار کنند، مخالفت‌ها را بروز دهند و تفاوت‌ها را برطرف کنند تا به تصمیمات اتخاذشده جامه عمل بپوشانند.
از این رویکرد برای تیم‌کوچینگ بسیار استفاده می‌شود، به‌خصوص برای شرایط پیچیده‌ای که تیم‌هایی که با یکدیگر همکاری می‌کنند باید سریعاً تصمیم بگیرند که چه زمانی باید برای موقعیتی اولویت قائل شوند تا نقطه شروع را پیدا کنند، ریسک‌ها را مدیریت نمایند، ریشه مشکل را پیدا نموده و سپس راه‌حلی بیابند.
مدل همگرا و واگرا
برای نتایج بهتر، انتخاب ذینفعان/اعضای تیم مناسب در ابتدا، یک گام مهم است که در تجربه من، اغلب نادیده گرفته می‌شود. اغلب متوجه می‌شوم که مکالمات کوچینگی که با مدیر تیم درباره ذینفعان دارم، تاثیر مهمی بر نتیجه می‌گذارد.
هنگامی‌که تیم‌ها با یکدیگر همکاری نمی‌کنند، خیلی از هم فاصله می‌گیرند یا اینکه خیلی سریع به هم نزدیک می‌شوند، این کار باعث ایجاد برنامه‌های اجرایی می‌شود که از قبل درباره‌شان فکر نشده است و همچنین باعث می‌شود تعهد زیادی به اجرای تصمیم اتخاذشده وجود نداشته باشد. اگر چهار مرحله زیر طی شوند مطمئنا تعادلی بین تفکر همگرا و واگرا به وجود خواهد آمد که منجر به تصمیم‌گیری مناسبی خواهد شد:
۱- شرایط را به صراحت بیان کنید.
۲- اطلاعات را جمع‌آوری و فهرستی از مشکلات تهیه نمایید.
۳- اولویت‌ها را تحلیل و تعیین کنید.
۴- جمع‌بندی کنید و برنامه اجرایی را طرح‌ریزی نمایید.
تیم در هر مرحله این فرایند، درباره نتایج به توافق می‌رسد و از آن انتظار می‌رود تا رفتاری تعاملی داشته باشد. این، موضوعی اصلی‌‌ست که باعث می‌شود تیم‌ها حداکثر تلاش خود را به کار ببندند.
لطفا به جدول 1 رجوع کنید.
تمرین: اولویت‌بندی و توافق بر سر این موضوع که باید در شرایط پیچیده، کار را از کجا شروع کرد و به انجام رساند.
جدول 1
*چارچوب KEPNER و FOURI
** برای بحث دقیق‌تر درباره قابلیت‌های تیم‌کوچ به کتاب دیوید کلاترباک به نام کوچ‌کردن تیم در محل کار: دستورالعملی معتبر جهت تیم‌کوچینگ رجوع کنید.
نکات مهم یادگیری
تیم‌کوچینگ یعنی ارتباط مستمر با کل تیم و در مقایسه با کوچینگ فرد به فرد مستلزم انرژی، اشتیاق و مهارت بیشتری‌ست. مثلا:
- اینکه اعضای تیم، طرزفکر متفاوتی درباره مشکل داشته باشند موضوعی عادی‌ست. باید یاد می‌گرفتم که به حرف کسی‌که در حال صحبت است و همه حاضرین در اتاق، گوش بدهم تا بدون ایجاد درگیری بتوانم مانع از این شوم که این تفاوت فکری به منشاء درگیری تبدیل شود.
- هر مرحله را می‌توان به عنوان مکالمه کوچینگ – از تعیین چالش‌ها تا تغییرات در تیم و پویایی- در نظر گرفت. کوچ باید افکار و احساسات دیگران را درک کند و به دقت توجه نماید.
- کوچ‌کردن رهبران تیم در لحظه بسیار ضروری‌ست. آنها آشکارا بر طرزتفکر تیم درباره موقعیت، تخصص یا ویژگی شخصیتی‌شان تاثیر می‌گذارند.
- در فرایند تسهیل «غرق» نشوید؛ کوچینگ برای نتایج نیز به همان اندازه مهم است.
تیم‌هایی که با تفکر همگرا و واگرا مشکلی ندارند، زمان کمتری در جلسات هستد و در‌عین‌حال به نتایج، تعهد بالایی دارند. (ظاهراً تیم‌هایی که در دو جلسه 90 دقیقه‌ای شرکت کرده بودند نتایج بهتری از زمانی کسب کردند که در جلسات ازپیش‌تعیین‌شده یک روزه یا بیشتر کسب می‌کردند).
در جهان اساساً بی‌ثبات، تیم کوچینگ می‌تواند به سازمانها کمک کند تا بهتر بتوانند تصمیمات خود را عملی نمایند.
برای استفاده از این فرصت تکرار نشدنی فرم زیر را تکمیل نمایید :