در سال‌های اخیر، اجایل کوچ به محبوبیت زیادی دست یافته است. در مقاله حاضر، راجع به انواع مختلفی از اجایل کوچ‌ها و مسئولیت‌هایشان صحبت خواهیم کرد. همچنین اگر مدیر پروژه هستید، در مورد نحوه همکاری مؤثرتان با آنها بحث خواهیم کرد و به مدیران پروژه‌ای که دوست دارند خودشان اجایل کوچ شوند، پیشنهادهایی ارائه خواهیم داد.
به لطف استقبال گسترده از اجایل، بازار اجایل کوچینگ رشد سریعی داشته است. در سال 2017، طی گزارش لینکدین راجع به «آینده‌دارترین شغل‌ها»، اسکرام‌مستر (نوعی از اجایل‌کوچ) در رتبه دهم با رشد شغلی %104 نسبت به مشابه سال قبل و پایه حقوق نزدیک به 100.000 دلار جای گرفت.
درآمد متوسط اجایل کوچ، که در سطح چند تیمی کار می‌کند، چیزی بین122.000 دلار و138.000 دلار در سال است. در مقاله حاضر، راجع به انواع مختلفی از اجایل کوچ‌ها و مسئولیت‌هایشان صحبت خواهیم کرد. سپس به این موضوع می‌پردازیم که مدیران پروژه، چطور می‌توانند همکاری مؤثری با آنها داشته باشند و چنانچه کسی از آنها بخواهد نگاهی به موضوع اجایل کوچ بیندازند بینش‌هایی در اختیار وی قرار خواهیم داد.
اجایل کوچینگ چیست؟
اجایل کوچ، مسئول خلق و بهبود فرآیندهای اجایل در تیم یا شرکت است. اجایل کوچ‌ها هم می‌توانند از کارمندان و هم از پیمانکاران بیرونی باشند. معمولاً زمانی به اجایل کوچ نیاز پیدا می‌شود که شرکت در حال گذار از فعالیت‌های کسبوکار جاری، مثل مدل آبشاری به سمت اصول متدولوژی اجایل باشد.
غالب اجایل کوچ‌ها از بین مدیریت پروژه، مدیریت محصول، آی‌تی یا با پیش‌زمینه‌ای در حوزه توسعه نرم‌افزار هستند. آنها معمولاً تجربه فراوانی در خصوص متدولوژی‌های مختلف اجایل مثل اسکرام، کانبان و چارچوب اجایل مقیاس‌پذیر (SAFe) دارند. همچنین، در حوزه کوچینگ و منتورینگ توانمند هستند و می‌توانند به افراد کمک نمایند تا بهترین راه‌حل‌ها را برای مشکلات‌شان برگزینند.
چرا به اجایل کوچ نیاز دارید؟
اجایل را می‌توان راحت درک کرد، اما استادی در آن دشوار است و باعث می‌شود خیلی از رهبران، هنگام تغییر با مشکلاتی روبه‌رو شوند. بسیاری از این مشکلات به‌خاطر همین انتظارات غیرواقعی در مورد آسان نبودن پیاده‌سازی اجایل در تیم، بخش یا کل شرکت رخ می‌دهد.
برای نمونه، روش اسکرام بسیار پرکاربرد است زیرا در ظاهر برای تمام مشکلات، یک راه‌حل ارائه می‌دهد که به‌سادگی قابل اجراست، ولی برای هر موقعیتی با موقعیت دیگر متفاوت است و بسیاری از مدیران پروژه، خود را در وضعیتی می‌یابند که گرچه تمامی فرآیندهای صحیح اجایل را پیاده نموده‌اند، هنوز احساس می‌کنند یک جای کار می‌لنگد. به‌این‌ترتیب، مواقعی هست که به‌نظر، اجایل در یک کسبوکار جواب می‌دهد، اما در کسبوکار دیگر خیر.
اینجاست که اجایل کوچ، عنصری ارزشمند در تیم محسوب می‌شود. وظیفه اوست که دریابد چرا اجایل، نتایج مورد انتظار را دربرنداشته است و برای حل این مشکل، چه اقداماتی لازم است؟
انواع اجایل کوچ‌ها
از اسامی فراوانی در این حوزه استفاده می‌شود که برخی مواقع گیج‌کننده هستند. اجایل کوچ‌ها برخی مواقع به این نام‌ها صدا زده می‌شوند: تسهیل‌گران اجایل، مشاوران اجایل، اسکرام‌مسترها، اسکرام‌کوچ‌ها، مدیران تکرار، کانبان کوچ‌ها یا اجایل کوچ‌های سازمانی. ساده‌ترین روش برای درک اجایل کوچینگ این است که دید چه کسی توسط چه کسی کوچ می‌شود. مؤسسه اجایل کوچینگ سه سطح اجایل کوچینگ ارائه می‌دهد که منطبق با سه سناریوی بسیار متداول است.
تمرکز تسهیلگر تیم اجایل بر یک تیم است. اسکرام‌مستر، اسکرام‌کوچ، مدیر تکرار، کانبان‌کوچ-همگی متداول‌ترین عناوینی هستند که در این دسته قرار می‌گیرند. هدف از تسهیلگر تیم اجایل، (سمت اصلی‌شان هر چه می‌خواهد باشد) کمک به تیمی واحد برای گذار به مدل اجایل و در نهایت، افزایش بهره‌وری تیم است.
برای اینکه تسهیلگر تیم اجایل، بتواند کوچ کارآمدی باشد به دانش فنی نیاز دارد، حتی بیشتر از دو نوع کوچی که در ادامه به آنها خواهیم پرداخت. چون کوچ پیوسته با تیم کار خواهد کرد، ناچاراً بحث‌ها بسیار مفصل می‌شود. توانایی مشارکت در چنین بحث‌هایی برای کوچ، کلیدی‌ست تا بتواند پویایی تیم را درک کند و بر آن تأثیر بگذارد. برای نمونه، ممکن است اعضای تیم، در مورد آنگولار در برابر ری‌اکت بحث داشته باشند. ازنظر تئوری، برای اینکه در این خصوص از عهده اداره جلسه بر بیایید، نیازی به دانستن این دو نیست، اما در واقعیت، چنانچه کوچ، حداقل درک بالایی از موضوع از خود نشان دهد، تسهیلگری بسیار کارآمدتر می‌شود و شرکت‌کنندگان اعتماد بیشتری به کوچ خواهند داشت.
برای همین است که معمولاً اسکرام‌مسترها که جزو مشهورترین فرم تسهیلگر تیم اجایلند، از بین توسعه‌دهندگانی هستند که جدای از کدنویسی، مقداری از وقت‌شان را به حفظ و بهبود فرآیند اجایل در تیم‌شان می‌گذرانند.
در نهایت، نقش تسهیلگر تیم اجایل، حصول اطمینان از جواب‌دهی اجایل در تیمست. وظیفه‌شان در کنار برگزاری جلسات روزانه استندآپ یا بازاندیشی‌ها، حصول اطمینان از ارزشمندبودن این جلسات برای تیم میباشد. درحالی‌که در گذشته، اجایل در بسیاری از شرکت‌ها در قالب رویکردی از پایین به بالا ظاهر میشد، اکنون، شاهد موارد زیادی هستیم که فرآیندهای اجایل از طریق رویکرد بالا به پایین اجرا می‌شود. در چنین شرایطی که معلوم نیست تیم برای تغییر، انگیزهای دارد یا خیر، بسیار مهم است که یک تسهیلگر تیم اجایل بتواند ارزش اجایل را به کل تیم توضیح دهد.
اجایل کوچ
بیشتر اجایل کوچ‌ها، قبلاً تجربه تسهیلگر تیم اجایل را داشته‌اند، چون سنگ بنای فرآیند تبدیل‌شدن به اجایل کوچ محسوب می‌شود. اجایل کوچ وظیفه‌اش اشاعه اجایل در سطح چند تیمی و سرتاسر سازمان است. گرچه ممکن است اجایل کوچ یک‌به‌یک با تیم‌ها همکاری داشته باشد، غالب موارد با همکاری تسهیلگر تیم اجایل و سایر مأموران داخلیِ اجایل، به شناسایی و حل موانعی که بر سر راه اجرای اجایل است، میپردازد.
مسئولیت‌هایی که معمولاً در عنوان شغلی اجایل کوچ می‌توان دید، عبارت است از:
- ادغام تیم‌ها یا بخش‌های اجایل در فرآیندهای گسترده‌تر شرکتی که بخش اعظم آن غیر اجایل است.
- تشویق و اشاعه بهترین فعالیت‌های اجایل در بین تیم‌های مختلف.
- منتورینگ و کوچینگ تسهیلگر تیم اجایل.
- غلبه بر مقاومت مدیریتارشد به‌خاطر از کنترل خارج‌شدن اوضاع ازدست‌شان.
- اندازه‌گیری نتایج گذار به اجایل.
اجایل کوچ سازمانی
همین‌طور که از نامش پیداست، اجایل کوچ سازمانی، در سطح سازمان فعالیت می‌کند. گرچه مهارتهای زیربنایی کوچینگ با مهارتهای زیربنای اجایل کوچ مشابه است، اجایل کوچ سازمانی باید دانش طراحی، مدیریت تغییر سازمانی و کوچینگ مدیریت اجرایی را داشته باشد. در این بین، لازم است دانش کافی در مورد چارچوب‌های اجایل سازمانی نظیر چارچوب اجایل قابل مقیاس (SAFe)، اسکرام مقیاس بزرگ (LeSS) یا تحویل اجایل منظم (DaD) را نیز داشته باشند.
اجایل کوچ سازمانی، روزانه مشارکت کمتری در کمک به تیم‌ها برای پیاده‌سازی اجایل دارد و بیشتر وقتش را صرف کمک به تغییر کلی ساختار سازمان برای تسهیل اصول اجایل مینماید. این وظیفه، مستلزم همکاری با رهبری ارشد و کمک به آنها در درک مزایای اجایل و همچنین ساختار مورد نیاز برای پایدارکردن آن در سازمان است.
آیا نقشی تمام‌وقت است؟
برخی مواقع، اگر روی سخن‌مان به تسهیلگر تیم اجایل باشد، ترتیب معمول به این شکل است که برخی از اوقات در لباس اسکرام‌مستر و برخی دیگر در لباس توسعه‌دهنده، مدیر پروژه یا مدیرمحصول مشغول به خدمت باشد. در شرایط عالی، تسهیلگر تیم اجایل، صرفاً در لباس اسکرام‌مستر، بدون دخالت در کارها، روی یک یا چند تیم تمرکز دارد.
همچنین کاملاً شایع است که مدیر میانی‌ای دید که مسئولیت‌های اجایل کوچ را طی فرآیند گذار اجایل، در کنار سایر مسئولیت‌های مستقیم خود، بر عهده گرفته باشد.اجایل کوچ سازمانی ممکن است یکی از کارمندان باشد، اما در بیشتر موارد در قالب متخصص بیرونی استخدام می‌شود.
چطور اجایل کوچ به مدیرپروژه کمک مینماید؟
اگر مدیر پروژه هستید، به احتمال زیاد در طول پروژه‌ها به اجایل کوچ‌ها برخورد خواهید کرد. مشارکت و همکاری با آنها می‌تواند مزیت‌های فراوانی برای شما و تیم‌تان داشته باشد.
فرآیندهای اجایل را در تیم پروژه خود بهبود بخشید
در‌صورتی‌که در تیم خود به مشکلی مرتبط با اجایل برخورد کردید، اجایل کوچ تیمی، یکی از بهترین افرادیست که می‌توان با وی مشورت نمود. شاید به‌نظرتان استندآپهای روزانه ارزش چندانی ندارد یا شاید متوجه نمی‌شوید چرا باید برای تخمین‌ها از استوری پوینت استفاده کرد. اجایل کوچ در طول مسیر شغلی خود با شرایط بسیاری برخورد داشته است و باید بتواند شما را به مسیر درستی هدایت کند. از وی بخواهید در مورد موضوع اجایل خاصی که به موقعیت‌تان مربوط است کارگاه یا سخنرانی داشته باشد.
حتی اگر معتقدید مشکلات بزرگ آنچنانی در فرآیند اجایل خود ندارید، خوب است اجایل کوچ را دعوت کنید تا در جلسه‌ها شما را همراهی کند و در گوشه‌ای به حرف‌هایتان گوش دهد. سپس می‌تواند بازخوردهای ارزشمندی راجع به نحوه بهبود به شما ارائه دهد یا حتی مشکلاتی را به شما نشان دهد که از آن بی‌اطلاع بوده‌اید.
حذف وابستگی‌ها
در غالب موارد، اجایل‌بودن مستلزم حذف یا کاهش وابستگی‌های بیرونیست. با این حال، مواقعی هست که این وابستگی‌ها ریشه در سایر تیم‌ها دارد و در این رابطه مدیر پروژه، چندان دستش باز نیست. چون اجایل کوچ دید بالاتری از اجایلیتی در کل سازمان دارد، احتمالاً همان کسی‌ست که برای یافتن راه‌حل برای این وابستگی‌ها باید به وی مراجعه نمود.
چطور اجایل کوچ شوم؟
مدیریت پروژه یکی از راه‌های تبدیل‌شدن به اجایل کوچ است. در مقام مدیرپروژه، به احتمال زیاد به متدولوژی اجایل برخورد خواهید داشت و در اغلب موارد، مدیران پروژه در شرکت جزو اولین کسانی هستند که از آنها خواسته می‌شود مفهوم اجایل را در تیم پیاده سازند و مسئولیت‌های تسهیلگر تیم اجایل را بر عهده گیرند.
در اینجا پیشنهادهایی برایتان آورده‌ایم که چطور به اجایل کوچ تبدیل شوید:
- در فکر اخذ گواهی اجایل کوچ باشید. بسیاری از شرکت‌ها به‌خاطر داشتن چنین صلاحیت‌هایی، برای نیروی تازه‌وارد خود امتیازهای بیشتری در نظر می‌گیرند. این دوره‌ها، جدای از ارائه دانش تئوری ساختاری، کمک‌تان می‌کند از آنها در سناریوهای واقعی استفاده نمایید.
- اگر در زمینه اجایل فاقد هرگونه تجربه هستید، درخواست پیوستن به پروژه‌هایی را بدهید که از اصول اجایل استفاده می‌کنند تا تجربه مرتبط و عملی کسب کنید.
- برای تبدیل‌شدن به تسهیلگر تیم اجایل (مثلاً اسکرام‌مستر) به‌دنبال فرصت بگردید. می‌توانید درون سازمان‌تان برای تصدی در چنین سمتی درخواست دهید یا در شرکت کوچک‌تری که قصد دارد از اجایل استفاده کند درخواست سمت مدیرپروژه دهید. در این صورت، نه‌تنها در سطح تیمی، بلکه در همکاری با مدیریتارشد در رابطه با گذار اجایل نیز تجربه‌هایی کسب خواهید کرد.
- احتمال دارد خود را در حین همکاری با شرکتی بیابید که اجایل کوچ را استخدام یا برون‌سپاری کرده است. با چنین فردی آشنا شوید و از تجربیاتش استفاده کنید.
- در برخی موارد، گذار اجایل پروژه‌ای مجزاست و چندین کارمند برای اجرای آن مشغول هستند. برای عضویت در چنین تیمی درخواست دهید تا شاهد نحوه اجرای اجایل در سطح شرکت باشید.
- برای کسب سمت در شرکت مشاوره کسبوکار، که خدمات اجایل کوچینگ ارائه می‌دهد، درخواست بفرستید.
خلاصه
درخواست برای داشتن اجایل کوچ‌ها بالاست، چون شرکت‌های زیادی در حال استفاده از اجایل هستند. سه نوع اصلی اجایل کوچ وجود دارند که در گذار به اجایل به تیم‌ها و شرکت‌ها کمک می‌کنند:
- تسهیلگر تیم اجایل- با یک یا چند تیم در سطح فردی همکاری می‌کند و مسئول معرفی و برگزاری جلسات اجایل، درون این تیم‌هاست.
- اجایل کوچ- در سطوح چندتیمی و سازمانی کار می‌کند. با مدیریتارشد همکاری دارد، تسهیلگر گفتگوی درون بخشیست و پیاده‌سازی اجایل در سرتاسر شرکت را بهعهده دارد.
- اجایل کوچ سازمانی- در سطح سازمانی فعال است، تغییر سازمانی و فرهنگی را مدیریت، متدولوژی‌های اجایل در سطح سازمانی معرفی و مدیریتارشد را در این زمینه کوچ می‌کند.
مدیران پروژه می‌توانند از وجود اجایل کوچ‌ها بهره ببرند، افرادیکه می‌توانند به تیم پروژه در حل مسایل داخلی فرآیندها و ارائه بازخوردهای ارزشمند جهت بهبودهای اجایل کمک کنند. افزون بر این، اجایل کوچ می‌تواند وابستگی‌ها را از بین برده یا آنها را کاهش دهد، وابستگی‌هایی که برخی مواقع از کنترل مدیرپروژه خارج است.
در آخر، مدیریت پروژه راهی‌ست برای تبدیل‌شدن به اجایل کوچ. اگر تصمیم گرفتید به اجایل کوچ تبدیل شوید، برای تبدیل شدن به تسهیلگر تیم اجایل (مثلاً اسکرام‌مستر) دنبال فرصت بگردید، از اجایل کوچ‌های شرکت خود یاد بگیرید و برای شرکت در پروژه‌های گذار اجایل در سرتاسر شرکت درخواست دهید.
منبع مقاله:www.toptal.com
نویسنده:Vytas Butkus
